Problèmes traités
- Documents dispersés ou non homogènes
- Mises à jour RNQ difficiles à suivre
- Temps administratif trop élevé
- Livrables stagiaires produits manuellement
- Signatures et tampons à réintégrer manuellement
Conformité et qualité · Qualiopi et CFA
Accompagnement Qualiopi des organismes de formation : la production documentaire industrialisée
Pour organismes de formation, CFA et directions qui produisent encore leurs livrables stagiaire manuellement, doc par doc, sans référentiel central. PROCESPHERE dispose déjà d’une chaîne d’industrialisation documentaire couvrant 45 modèles Qualiopi avec 102 champs paramétrables.
Vos preuves Qualiopi, produites au fil de l’eau.
Modèles industrialisés, champs critiques verrouillés, traçabilité par version : l’audit se prépare sans nuit blanche.
Réserver le diagnosticLivrables possibles
- Cartographie documentaire et 7 critères RNQ
- Modèles paramétrés avec données métier
- Chaîne de génération avec garde-fou de validation
- Registre documentaire et tableau de suivi RNQ
- Workflow CFA local ou raccordé à votre stack
Indicateurs suivis
- Temps de production documentaire
- Taux de dossiers complets (champs validés)
- Retards de mise à jour des modèles
- Nombre de livrables standardisés
- Coût par dossier stagiaire
Déroulement
Une mission courte doit sortir avec des livrables utilisables.
Chaque intervention commence par un diagnostic des irritants, puis un cadrage du périmètre, des données disponibles, des formats attendus et des critères de validation. L’objectif est d’éviter le conseil decoratif : chaque lot doit produire une restitution exploitable par le dirigeant ou l’équipe.
Diagnostic initial
Plan d’action priorisé
Livrables opérationnels
Tableau de pilotage
Transfert et reprise en main
Cadrage commercial
Ce que l’offre permet de qualifier avant devis.
Cible prioritaire
Organismes de formation, CFA, consultants formation et structures en croissance qui doivent produire des documents cohérents, tenir leurs mises à jour et réduire la charge administrative sans perdre la maîtrise qualité.
Angle de valeur
L’offre ne vend pas un simple lot de fichiers. Elle transforme un patrimoine documentaire fragile en système de production : modèles, variables, logique de mise à jour, contrôle des champs, registres et restitution utilisable par l’équipe.
Déroulement type
La mission commence par un inventaire des documents, une lecture du flux actuel, puis la priorisation des modèles à industrialiser. Les livrables sont ensuite rangés par usage : contractualisation, suivi pédagogique, satisfaction, réclamations, handicap, veille et pilotage qualité.
Point de vigilance
Le conseil Qualiopi ne doit jamais promettre une certification automatique. La valeur crédible consiste à mieux organiser, documenter, produire et piloter les éléments attendus, tout en laissant les décisions réglementaires et les validations finales au responsable de l’organisme.
Questions fréquentes
Ce que les organismes nous demandent sur l’accompagnement Qualiopi.
Que fait PROCESPHERE dans la préparation d’un audit Qualiopi ?
PROCESPHERE organise, documente et pilote la préparation chez l’organisme client : inventaire des documents, lecture du flux actuel, priorisation des modèles à industrialiser, puis livrables rangés par usage (contractualisation, suivi pédagogique, satisfaction, réclamations, handicap, veille et pilotage qualité). Les décisions réglementaires et les validations finales restent au responsable de l’organisme.
Garantissez-vous l’obtention de la certification Qualiopi ?
Non. Aucun conseil ne peut promettre une certification : la décision appartient à l’organisme certificateur, à l’issue de l’audit. La valeur de l’accompagnement consiste à mieux organiser, documenter, produire et piloter les éléments attendus, sans annoncer de taux de réussite.
À qui s’adresse cet accompagnement ?
Aux organismes de formation, CFA, consultants formation et structures en croissance qui produisent encore leurs livrables stagiaire manuellement, document par document, sans référentiel central, et qui doivent tenir leurs mises à jour sans perdre la maîtrise qualité.
Que recevons-nous concrètement ?
Un système de production documentaire plutôt qu’un lot de fichiers : modèles, variables, logique de mise à jour, contrôle des champs, registres et restitution utilisable par l’équipe. La chaîne existante couvre 45 modèles Qualiopi avec 102 champs paramétrables, et un garde-fou bloque la génération si un champ critique manque.
Devons-nous changer d’outils, et comment la mission se termine-t-elle ?
Non. Le format de sortie reste exploitable par toute équipe documentation, et chaque livrable est conçu pour être repris par vos équipes. La mission se clôt par un transfert et une reprise en main ; une démonstration est possible en atelier de 60 minutes sur un dossier réel anonymisé, et le périmètre est chiffré sur devis, après le diagnostic.
Voir avant d’acheter
