Problèmes traités
- Documents dispersés ou non homogènes
- Mises à jour RNQ difficiles à suivre
- Temps administratif trop élevé
- Livrables stagiaires produits manuellement
- Signatures et tampons à réintégrer manuellement
Offre Qualiopi / CFA
Industrialiser la production documentaire Qualiopi sans perdre la maîtrise qualité.
Pour organismes de formation, CFA et directions qui produisent encore leurs livrables stagiaire manuellement, doc par doc, sans référentiel central. PROCESPHERE dispose déjà d’une chaîne d’industrialisation documentaire couvrant 45 modèles Qualiopi avec 102 champs paramétrables.
Livrables possibles
- Cartographie documentaire et 7 critères RNQ
- Modèles paramétrés avec données métier
- Chaîne de génération avec garde-fou de validation
- Registre documentaire et tableau de suivi RNQ
- Workflow CFA local ou raccordé à votre stack
Indicateurs suivis
- Temps de production documentaire
- Taux de dossiers complets (champs validés)
- Retards de mise à jour des modèles
- Nombre de livrables standardisés
- Coût par dossier stagiaire
Déroulement
Une mission courte doit sortir avec des livrables utilisables.
Chaque intervention commence par un diagnostic des irritants, puis un cadrage du périmètre, des données disponibles, des formats attendus et des critères de validation. L’objectif est d’éviter le conseil decoratif : chaque lot doit produire une restitution exploitable par le dirigeant ou l’équipe.
Diagnostic initial
Plan d’action priorisé
Livrables opérationnels
Tableau de pilotage
Transfert et reprise en main
Cadrage commercial
Ce que l’offre permet de qualifier avant devis.
Cible prioritaire
Organismes de formation, CFA, consultants formation et structures en croissance qui doivent produire des documents cohérents, tenir leurs mises à jour et réduire la charge administrative sans perdre la maîtrise qualité.
Angle de valeur
L’offre ne vend pas un simple lot de fichiers. Elle transforme un patrimoine documentaire fragile en système de production : modèles, variables, logique de mise à jour, contrôle des champs, registres et restitution utilisable par l’équipe.
Déroulement type
La mission commence par un inventaire des documents, une lecture du flux actuel, puis la priorisation des modèles à industrialiser. Les livrables sont ensuite rangés par usage : contractualisation, suivi pédagogique, satisfaction, réclamations, handicap, veille et pilotage qualité.
Point de vigilance
Le conseil Qualiopi ne doit jamais promettre une certification automatique. La valeur crédible consiste à mieux organiser, documenter, produire et piloter les éléments attendus, tout en laissant les décisions réglementaires et les validations finales au responsable de l’organisme.
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